Como reduzir as horas extras na empresa em 5 passos

As horas extras respondem por uma despesa expressiva na folha de pagamento das empresas. Em alguns casos, chegam a ultrapassar em mais de 20% o valor nominal da folha, dependendo da atividade econômica. Quando isso acontece, o gestor começa a quebrar a cabeça para ver a melhor forma de reduzir estas horas no contexto da firma.

Antes de cortar tudo de uma vez ou pressionar os colaboradores a sair na hora certa – o que não é adequado, caso haja trabalho a ser feito – é preciso verificar se esta hora extra não é importante para a organização.

O que vai dizer se a hora extra é prejuízo ou investimento é o resultado deste tempo adicional: se os funcionários estão produzindo mais neste período, estão satisfeitos e o saldo é mais favorável do que os gastos com novas contratações, então a hora extraordinária pode ser aliada.

No entanto, se as horas extras não são revertidas em produção e o time está cansado, talvez seja a hora de rever procedimentos.

Vamos ver algumas dicas?

• Encontre a causa das horas extras

Faça um diagnóstico dos setores da empresa que mais requerem horas extras. O que está acontecendo? Há sobrecarga de trabalho ou falta de organização? Os chefes diretos de cada departamento podem fornecer relatórios semanais com os eventos que motivaram cada sobrejornada, e que depois podem ser divididos em três categorias: essencial, flexível e não-essencial. As horas extras essenciais são aquelas que por alguma razão precisam continuar assim, a menos que haja novas contratações. As horas flexíveis são aquelas realmente imprevisíveis, sobre as quais não se pode ter muito controle. Por fim, as horas não-essenciais devem ser cortadas.

• Automatize procedimentos

Não se trata de substituir mão de obra por robôs, mas sim de automatizar alguns processos que já podem ser digitalizados e que consomem muito tempo dos colaboradores: comunicação interna, geração de relatórios sobre funcionamento de máquinas, solicitação de insumos, etc. Ao otimizar as atividades-meio, a empresa e os empregados ganham tempo.

• Estimule o bom senso

Muitos colaboradores acabam esticando a hora trabalhada para cumprir horas extras por necessidade financeira. A prática não é apropriada. Se muita gente estiver adotando este expediente, talvez seja o caso de reunir os setores e esclarecer a hora extra é uma eventualidade, que inclusive priva a equipe do convívio familiar, do lazer e do descanso. 

• Altere os métodos

Reuniões muito longas, demora na expedição de ordens de serviço, muita coisa também precisa mudar no topo da empresa. Os gestores diretos dos colaboradores precisam ter uma leitura mais dinâmica da rotina empresarial, que foque em metas com prazos estabelecidos e na solução eficiente de problemas. Com exceção dos processos de segurança, que atendem a normas técnicas (as chamadas NR), todo o resto pode ser revisto.

• Invista no controle de jornada

Empresas com 20 funcionários ou mais precisam criar instrumentos de controle de jornada, mas essa é uma recomendação para todas as firmas. Relógios eletrônicos de ponto cumprem esta missão e garantem segurança para empregados e empregadores. Vale dizer que os relógios devem emitir um comprovante para o trabalhador, de modo que ele possa controlar a própria rotina. Já os softwares de apuração de ponto consolidam essas informações de maneira sincronizada e abrem caminho para a geração da folha, já com as eventuais horas extraordinárias.

A Control iD tem os melhores equipamentos do mercado – relógios que dispõem de diversas formas de identificação, como biometria, cartões de proximidade, senhas e códigos de barra. O RHiD é o programa que compila esses dados e permite o controle de jornada mobile, para os funcionários que estão fora do ambiente da empresa.

Siga esses passos e torne as horas extras mais rentáveis e vantajosas para todos.