Organização é a chave para produtividade no home office

Que o home office é uma tendência de muitas atividades profissionais já não restam mais dúvidas. Entretanto, ao contrário do que algumas pessoas pensam, a migração do trabalho domiciliar para o trabalho remoto não é um processo simples, nem automático. Profissionais e empregadores precisam estabelecer uma nova rotina de procedimentos se quiserem manter ou aumentar a produtividade.

Antes de dar estas dicas, traçamos uma pequena lista de problemas enfrentados no dia a dia.

Principais problemas do home office

1. Procrastinação – Sem dúvida, um dos entraves mais graves. A casa, ao contrário do trabalho, tem vários pontos convidativos, como a geladeira, o sofá ou até mesmo os reparos domésticos que só seriam feitos quando sobrasse tempo. Tem ainda a relação com os demais membros da família, como cônjuges e filhos, que naturalmente cobram e desviam a atenção.
2. Falta de adequação do ambiente – Outro problema muito comum: casas não foram concebidas para o trabalho, e muitas vezes o improviso impera. Isso implica em mobiliário inadequado e desconfortável, falta de climatização e divisão de equipamentos com outros membros da casa. Isso também leva à procrastinação e ao desânimo.
3. Indistinção entre casa e trabalho – Profissionais que não possuem “call” agendado para determinado dia passam o dia de pijama: esse é o exemplo de colaborador que não entendeu ainda que é preciso se preparar para um dia de trabalho, mesmo que no ambiente da casa. Para isso, é necessário separar uma roupa mais sóbria e destinar o tempo exclusivamente para a atividade laboral.
4. Ausência de recursos técnicos – Internet que falha, energia elétrica que oscila, indisponibilidade dos programas que são utilizados na empresa. Tudo isso prejudica o andamento do profissional, que tem o direito de requerer os requisitos para o pleno cumprimento de suas obrigações.
5. Acúmulo com “freelas” – Sem a presença direta de chefes, muita gente aproveita o home office para se comprometer com bicos dentro ou fora de sua atividade profissional. A mistura de compromissos pode prejudicar o trabalho principal.
6. Trabalho aquém ou além do horário de expediente – Alguns colaboradores se sentem “tentados” a parar de trabalhar antes da hora, caso tenham cumprido com as metas do dia. Já outros, por necessidades domésticas e familiares, esticam o turno noite afora. A menos que tudo esteja combinado e não prejudique a saúde mental do profissional, as duas condutas estão equivocadas.

Apontados os principais problemas envolvendo o home office, vamos às orientações para manter ou aumentar a produtividade com os profissionais fora do ambiente das empresas.

Sim, aumentar! Muitas corporações grandes já vislumbraram esta possibilidade e devem fazer da exceção a regra, mantendo parte do time em casa mesmo quando a pandemia de coronavírus acabar.

A chave de tudo está na organização.

Afinal de contas, organizando o sistema de home office, é possível eliminar boa parte dos problemas elencados acima: o profissional terá metas a cumprir dentro de um horário combinado, com recursos técnicos adequados, em um espaço apropriado e com distinção entre as rotinas da casa e do trabalho.

Para auxiliar na organização e no aumento do bem estar no trabalho, a empresa pode providenciar os seguintes insumos técnicos e humanos:

• App de gestão de tarefas – Não importa se a firma usa um organograma simples, uma planilha ou o método scrum. É preciso materializar estes compromissos em programas específicos para esta finalidade, de uso compartilhado por todos os usuários.
• Otimização das reuniões – Já é um consenso que “calls” em excesso exaurem os profissionais – na chamada zoom fatigue. É preciso otimizar este recurso, com reuniões periódicas e planejadas.
• Plano de metas – A empresa pode manter um drive com planilhas e planos de metas, que precisam ser cumpridas diária, mensal e anualmente. O time atualiza os estágios e informa em tempo real como está a produção.
• Reencontros presenciais – O home office também precisa de pausas. Quando a pandemia acabar, caso a empresa pretenda manter parte do grupo em casa, é necessário planejar reuniões presenciais para sintonizar os trabalhadores e partilhar expressões e impressões que só podem ser absorvidas cara a cara.
• Ginástica laboral – A empresa pode incentivar a prática de exercícios simples que ajudam na qualidade de vida do profissional e evitam acidentes, contusões e traumas causados por má postura no home office.
• Respeito à folgas – Já passou das 18h? É domingo? O profissional está de férias? Então, nada de incomodá-lo no grupo de WhatsApp. Não é porque foi necessário reunir contatos de todos para ajudar na comunicação que a empresa pode acioná-los a qualquer momento
• Capacitação dos chefes para o home office – Ninguém foi preparado para chefiar grupos a distância. Por isso, um bom treinamento também dará mais valor a quem coordena as equipes.

Medidas simples como estas tendem a melhorar a produtividade da empresa, mesmo em home office.

E importante: é preciso e possível continuar marcando a jornada de trabalho de todos. A Control iD, reconhecida pelos relógios eletrônicos de ponto, disponibiliza o software RHiD, que além de auxiliar na apuração de ponto, também possui um módulo mobile por meio do qual os profissionais registram seus horários de onde estiverem.