Home office: Como controlar a produtividade de seus colaboradores?

Se você chegou a este post, provavelmente está lidando com uma realidade com a qual não estava acostumado até alguns meses atrás: ter parte dos colaboradores (ou todos) fora da sede da empresa, trabalhando em home office. 

A medida, adotada em função das ações de distanciamento social empreendidas durante a pandemia de coronavírus, pode ter antecipado o “novo normal” de muitas carreiras profissionais.

Home Office e o controle de produtividade

Atividades não-operacionais estão sendo realizadas com o mesmo desempenho – ou até com resultados melhores – fora do ambiente original de trabalho. Além disso, permitir que os trabalhadores fiquem em casa em parte dos dias da semana ou diminuam sua jornada presencial representa menos carros em circulação nas ruas, menos tempo perdido e mais dedicação para as atividades ligadas ao trabalho. Esta tem sido uma tendência sem volta em alguns casos.A maior dúvida, no entanto, ainda reside em um conceito bastante antigo, cuja definição também precisa ser reciclada: o controle de produtividade.

No mundo do mercado analógico, esse controle de produtividade é quantitativo: número de horas trabalhadas, assiduidade, rendimento pontuais em cada projeto, etc.

No mundo do mercado digital, no qual o teletrabalho está inserido, o controle de jornada é qualitativo. Ou seja, não é só o trabalhador que precisa se adaptar a esta nova realidade – mas é o empregador quem também precisa ver com outros olhos o que esperar de seu time. E – mais do que isso – conferir se todos estão jogando de acordo com o que você propôs.

Elaboramos aqui um roteiro simples que pode te ajudar neste, digamos, novo controle de jornadas.

Além de controlar horários, defina metas

O empregador que, ao longo da quarentena, deixou de controlar a jornada de trabalho de seus funcionários em home office através do relógio de ponto, conseguiu manter o controle de entrada, saída e intervalos, utilizando um sistema de ponto mobile no computador ou celular. Porém, saber se os funcionários estão mesmo sentados em frente ao computador, trabalhando,  é impossível!

Pense do outro lado: o colaborador também tem seus compromissos domésticos e provavelmente está dividindo esta nova rotina com outros familiares. Por isso, é natural que ele se dedique menos de forma contínua ao trabalho.

O que não significa que ele não está se dedicando!

Mais do que conferir se o funcionário está “online” no WhatsApp, planeje um bom sistema de metas, de preferência articulado a um aplicativo de gerenciamento de tarefas. Assim, ao longo do dia, ele poderá organizar suas atividades a seu tempo – sem que você se preocupe se ele faz isso de chinelos ou sapato social.

A vantagem do regime de metas é que você diminui a chance de procrastinação do outro lado. Ao delimitar entregáveis ao longo do dia, o funcionário tenderá a ficar mais focado e não se distrair com redes sociais, por exemplo.

Lembre-se: a procrastinação também existe no trabalho presencial e revela um traço de personalidade do colaborador e alguma falha no comando. É possível mitigar esta tendência ao adiamento, mesmo que a distância.

Mesmo em home office se faça presente

De nada adianta pedir empenho ao time se o líder, que também está em home office, não assume a dianteira dos trabalhos.

Uma equipe articulada remotamente pressupõe um personagem central que distribui tarefas, cobra resultados, estimula progressos – tudo isso de maneira natural, sem exageros ou pedantismos.

Não é fácil!

Mas, como já está claro para todo mundo, essa época não está fácil para ninguém.

Se a equipe percebe excesso de liberalidade na ponta, tende a ficar desarticulada e a procrastinar. 

Faça reuniões para verificar a produtividade

Sim, as videoconferências são ótimo termômetros de produtividade. Ao compartilhar ideais e percalços, a equipe se automonitora. Sem perceber, o grupo tende a estabelecer comparações saudáveis e preparar mais elementos para o próximo encontro virtual – tudo isso, sempre, bem articulado pela chefia.

As videoconferências não precisam ser constantes – uma vez que podem ser exaustivas – mas encontros semanais ou até duas vezes por semana são desejáveis para alinhavar as metas e as próximas diretrizes.

Peça relatórios

Ao final do “dia”, o colaborador pode enviar um relatório com sua produção diária. Sem burocracia e formalidades desnecessárias, o time mantém o grupo gestor informado das principais ocorrências e, indiretamente, se sente estimulado a apresentar algo todos os dias, mesmo que incompleto.

Os documentos não podem “ir para a gaveta”: forneça feedbacks, de preferência no dia seguinte, apontando inconsistências e elogios que o trabalho mereceu.

Seja transparente, cobre transparência

Como dissemos, este momento é inédito e forçou uma mudança de paradigma que vinha se desenhando muito lentamente no mundo do trabalho. 

As mesmas dificuldades que ocorriam no trabalho presencial seguem ocorrendo agora, virtualmente: problemas de saúde do colaborador ou familiares, incidentes que precisam ser resolvidos, enfim. O trabalhador precisa estar à vontade para relatar essas questões, contanto que não comprometa seu regime de metas ao final do dia. 

São dicas simples, que ajudam no controle de produtividade de uma maneira qualitativa. Quem sabe, com um pouco de esforço, este período não lhe empreste um grande aprendizado sobre a forma de avaliar sua equipe.

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