Chegou a época de fechar o ponto dos funcionários e encaminhar a elaboração da folha de pagamento? Esse é um período muito delicado para os profissionais de RH ou do Departamento Pessoal, em que uma série de habilidades e informações corretas são requeridas. Um erro simples pode levar a empresa a falhar com seus funcionários – o que não pode acontecer de maneira frequente, sob pena de o empregador ser alvo de uma ação judicial.
É claro que erros acontecem e que o bom senso reza que as partes se entendam caso algum lançamento equivocado tenha sido feito na folha do profissional. Mas o erro é uma exceção, e não a regra.
Quando a consolidação das folhas de ponto era feita de maneira manual, os erros eram ainda mais frequentes, porque envolviam cálculos e conferências individuais e feitas exclusivamente por elementos humanos.
Hoje, graças aos softwares de apuração de ponto, muitas dessas falhas podem ser evitadas. Eis as mais comuns:
Erro no lançamento e no cálculo das horas trabalhadas
Quer ver um funcionário irritado?
Experimente suprimir uma hora extra de um dia trabalhado.
O que muita gente que trabalha no RH esquece é que o trabalhador, quando faz uma hora extraordinária ou comparece ao serviço em um domingo, por exemplo, passa a contar com esse rendimento. Ao receber o holerite e não ver essa marcação, tende a sentir-se lesado – mesmo quando o que ocorreu foi apenas um erro.
Os softwares de apuração de ponto importam todas as marcações feitas pelo relógio eletrônico de ponto ou pelo app de ponto mobile, sem qualquer tratamento por parte do RH. Ou seja: tudo o que está ali foi marcado pelo próprio profissional.
Confusão na interpretação de jornadas complexas
Seu profissional atua sob o regime 12×36 ou em qualquer outro tipo de jornada complexa?
Com certeza, esses são os casos em que os erros ocorrem com maior frequência.
Com o software de apuração de ponto, é possível programar as jornadas de maneira antecipada, automatizando presenças e folgas, sem a necessidade de voltar ao registro do profissional a cada evento extraordinário.
Isso é importante porque desobriga o RH de ficar acompanhando ou acionando o colaborador todo o tempo para saber porque em determinado dia há uma falta – quando na verdade o que houve foi uma folga.
Erro na apuração de colaboradores em home office
Seu time está trabalhando de casa?
O RH precisa estar atento para continuar apurando a jornada dos profissionais, porque o home office não dispensa o controle de horários de entrada e saída.
Os softwares de apuração mobile estão permitidos há dez anos – e a portaria 373/2011 estabelece as regras para este controle alternativo.
Por meio de softwares que possuem módulos específicos para ponto mobile, é possível sincronizar as informações geradas no celular do colaborador relativas ao ponto com o sistema da empresa, mitigando erros mesmo quando a equipe está fora do ambiente de trabalho.
Falha no lançamento das obrigações patronais
Enquanto o Imposto de Renda e o INSS são descontados do funcionário, o INSS patronal e o FGTS são recolhidos pela empresa, atendendo a porcentuais estabelecidos em legislação própria.
Falhas no cumprimento das obrigações patronais rendem multa e ações judiciais movidas pela União.
Softwares de apuração de ponto preparam a elaboração da folha de pagamento, abrindo caminho para cálculos mais precisos de todas as obrigações que estão sob encargo da empresa.
Perda de arquivos
Você já deve ter ouvido falar que o ideal é guardar toda a documentação referente a um funcionário por pelo menos cinco anos após seu desligamento. Esse é o prazo de prescrição para ajuizamento de algumas ações trabalhistas.
O volume de papel fica cada vez maior e as chances de perda também.
Enquanto o funcionário está na empresa, por sua vez, a documentação também deve estar sempre disponível para consulta do trabalhador e para a elaboração de documentos complementares, como atestados de vínculo empregatício e informe de rendimentos.
Imagine perder tudo isso!
Softwares de apuração de ponto mantêm os dados armazenados em nuvem, desocupando as máquinas da empresa e assegurando pleno controle sobre as informações.
Diante de tantas vantagens, já não restam dúvidas sobre a pertinência de um software de apuração de ponto.
Conheça o RHiD, programa desenvolvido pela Control iD para apuração do controle de jornadas e registro remoto dos horários de trabalho, por meio do módulo mobile. Com todas as funcionalidades descritas para facilitar a vida do RH, a ferramenta se mostra um competente instrumento de verificação e consolidação de marcações e lançamentos do dia a dia dos profissionais.
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