Relógio de ponto: entenda por que sua empresa precisa de um!

Mesmo com a reforma trabalhista, algumas exigências legais permanecem na regulação das relações de emprego. Uma delas, diz respeito ao controle de jornada obrigatório, que pode ser feito de forma eficiente com um relógio de ponto. Mas, além disso, esse equipamento oferece outras vantagens para a empresa.

Independentemente do tamanho da organização, o registro dos horários dos colaboradores reduz perdas financeiras e melhora o ambiente de trabalho. Pela precisão e segurança que a automatização proporciona, o ideal é que essa tarefa seja feita por meio de equipamento e software próprios, diminuindo a influência humana no processo.

Quer entender melhor os benefícios que o relógio eletrônico oferece às empresas e saber se a sua está obrigada a fazer o controle de jornadas? Neste post abordaremos esses assuntos. Boa leitura!

 

Empresas e organizações obrigadas ao controle de ponto

 

A legislação trabalhista no Brasil tem o objetivo principal de proteger a pessoa empregada, considerada a parte mais fraca na relação com o empregador. Isso porque, apesar de a falta de um funcionário trazer evidentes prejuízos, a perda do emprego pode comprometer a qualidade de vida do indivíduo.

Além disso, outras questões como as diferenças de poder financeiro e de capacidade técnica para comprovação dos fatos, também fazem com que a lei exija mais de quem contrata. Especialmente se forem empresas ou organizações.

Nesse sentido, a Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), em seu artigo 74, parágrafo 2º, obriga que empregadores com dez funcionários ou mais façam o controle das jornadas de trabalho. Assim, a legislação visa coibir abusos nas exigências de permanência dos empregados nas empresas, extrapolando as jornadas legais.

Por outro lado, torna mais transparente os pagamentos de horas extras e os descontos por ausência. Se isso é uma vantagem para os colaboradores, não é diferente para o empregador. Afinal, a manutenção de um ambiente sem conflitos é ideal para buscar uma maior produtividade, incentivando o compromisso dos funcionários e o esforço coletivo.

Ainda, o controle de jornada de trabalho serve para reduzir a quantidade de pagamentos indevidos e de reclamações judiciais para rever valores, pois torna a apuração da folha mais exata, reduzindo falhas e fraudes. Nesse sentido, por suas características de funcionamento, o relógio de ponto se mostra o método mais eficiente. Veja por que no tópico a seguir!

 

O funcionamento do relógio de ponto

 

Apesar de bastante popular, pouca gente sabe como funciona o relógio de ponto. Ainda mais após a incorporação de tecnologias como dispositivos de reconhecimento modernos, criptografia de dados, impressão térmica de comprovante e bateria no-break interna.

Esses novos relógios registram o horário da entrada ou da saída do funcionário e enviam os dados diretamente ao programa de tratamento de ponto, mantendo, assim, as informações atualizadas em tempo real. O software de tratamento pode ser instalado nos computadores da empresa, no entanto, os mais modernos e seguros são baseados em nuvem.

As informações coletadas pelo relógio registrador são armazenadas em uma memória interna inviolável, que pode ser acessada pela fiscalização. Isso impede que fraudes sejam cometidas e que o sistema seja burlado. Para tanto, o equipamento deve ser fabricado e homologado conforme as orientações da Portaria nº 1.510/2009 do Ministério do Trabalho e Emprego (MTE).

Para marcar o ponto, o colaborador deve ter sido cadastrado anteriormente pelo departamento de Recursos Humanos (RH). Depois, suas informações precisam ser relacionadas a uma das formas de identificação escolhidas pela empresa. Entre as mais interessantes e eficientes estão o uso de senhas pessoais, dispositivos magnéticos, cartões com códigos de barras e biometria.

Obviamente, esses recursos não estão presentes em todos os relógios de ponto. Apenas os registradores eletrônicos contam com essa variedade de funcionalidades, o que os torna um investimento com ótimo custo-benefício para as organizações. No tópico seguinte falaremos um pouco mais sobre isso.

 

4 vantagens de adotar um relógio de ponto eletrônico

 

Como dissemos, se sua empresa está aumentando o quadro de funcionários, ou já conta com dez ou mais empregados, é preciso adotar o controle de jornadas de trabalho. Porém, começar com um método antiquado e pouco eficiente, como livros de registro ou cartões de papel, é dar um primeiro passo em falso.

Afinal, esse tipo de erro pode custar caro. Estima-se que as empresas com um controle de jornadas falho gastem em torno de 5% a mais com folha de pagamento todos os meses. Sem contar a vulnerabilidade que tais métodos representam para o empregador quanto a contestações judiciais. Como são facilmente fraudados, podem ser considerados duvidosos, favorecendo o reclamante.

Portanto, investir um pouco mais para implantar um relógio de ponto eletrônico compensa pelas vantagens que o equipamento oferece. Quer saber quais são? Abaixo listamos 4 delas. Confira! 

 

1. Maior segurança jurídica

 

O relógio de ponto eletrônico consegue oferecer maior segurança jurídica para a empresa em ações que discutam valores recebidos ou horas trabalhadas. Isso porque tanto a inviolabilidade dos dados em sua memória quanto sua precisão na identificação do funcionário que marcou o ponto são bem reconhecidas.

Ainda mais se o aparelho contar com o reconhecimento por biometria e for homologado pelo Instituto Nacional de Metrologia, Qualidade e Tecnologia (Inmetro). 

 

2. RH mais eficiente

 

Por conectar-se diretamente ao software de tratamento e por não necessitar de monitoramento para a marcação dos horários, o relógio de ponto eletrônico torna o setor de RH mais eficiente. Pois, ao automatizar a identificação do funcionário e o registro dos horários de entrada e saída, todo o trabalho de coleta e lançamento desses dados é feito eletronicamente.

Dessa forma, os colaboradores de recursos humanos são menos demandados, podendo atuar com mais tempo e energia em outros assuntos como melhora do ambiente, realocação dos profissionais, apuração dos impostos e outras obrigações relativas ao eSocial.

 

3. Diminuição de falhas e fraudes

 

Com uma menor influência humana no processo de coleta e registro dos horários, há menor probabilidade de que erros e falhas aconteçam. Assim, com grande parte do processo automatizado e com a possibilidade de utilizar os dados do relógio de ponto eletrônico para a apuração da folha de pagamento, o fechamento se torna mais ágil e preciso.

Outra vantagem da automatização é a maior segurança tanto na marcação do ponto quanto na manutenção das informações coletadas. Com a evolução dos dispositivos de identificação do funcionário, chegando ao reconhecimento por biometria, as fraudes na marcação são reduzidas a quase zero. Já sua memória inviolável impede que os dados gravados sejam corrompidos.

 

4. Aumento na produtividade da equipe

 

A implantação do relógio de ponto eletrônico traz economia para a empresa ao minimizar os pagamentos indevidos por falhas humanas ou vulnerabilidade do método de marcação. Mas, além disso, resulta em maior produtividade, pois torna o cumprimento das jornadas mais justo, bem como, melhora o ambiente de trabalho, diminuindo a vigilância e os conflitos com o RH.

Como vimos, algumas organizações são obrigadas a fazer o controle das jornadas de trabalho. Porém, é preciso implantar um sistema eficiente, que contribua para a produtividade e a redução de despesas. Nesse sentido, o relógio de ponto eletrônico oferece diversas vantagens, sendo um investimento com ótimo custo-benefício para uma empresa.

 

Este post foi útil para você? Pintou interesse em conhecer um pouco mais sobre os benefícios que um relógio de ponto eletrônico pode trazer? Então entre em contato com um de nossos consultores sem nenhum compromisso!