Relógio de ponto eletrônico: veja como calcular o melhor custo-benefício!

A implantação de um relógio de ponto eletrônico traz uma série de vantagens para a empresa ou organização ao tornar o controle de jornada dos funcionários mais preciso e ágil. Porém, não basta somente comparar os preços dos equipamentos. É necessário, também, atentar a outros fatores, nem sempre óbvios, para poder escolher o que apresenta o melhor custo-benefício.

Afinal, a aquisição de um registrador eletrônico de ponto (REP) por si só, não é suficiente. É preciso que ele trabalhe junto a um sistema de apuração e armazenamento de dados. E como sua utilização causa impacto na produtividade e nos processos internos da empresa, a compra deve ser encarada como um investimento pelos gestores.

Sendo assim, alguns indicadores precisam ser observados para que a oferta mais vantajosa seja contratada. Neste artigo, abordaremos alguns dos principais para ajudar você nessa escolha. Não deixe de ler!

Como analisar o valor de um relógio de ponto eletrônico?

Existem vários REPs no mercado, de diversos modelos e fabricantes. Eles diferenciam-se nas tecnologias empregadas para a identificação do trabalhador no momento da marcação do ponto, nos seus dispositivos de segurança, no tipo de impressora e corte do ticket comprovante, capacidades de usuários e biometrias cadastradas e nos de transmissão de dados. Em muitos casos, os preços variam de acordo com essas características, sendo fácil distinguir o mais vantajoso.

No entanto, há outros custos envolvidos tanto na aquisição quanto no processo de controle de jornadas que não aparecem em um primeiro momento, mas que devem ser levados em consideração. Isso porque podem oferecer economia e eficiência a curto e médio prazos.

Assim, a cotação deve ser feita de maneira ampla, não só de preços de aquisição, mas também de valor agregado. Se todos os aspectos de um Sistema de Registro Eletrônico de Ponto (SREP) não forem observados no momento da compra, representarão perdas sucessivas à empresa, caso o menos favorável tenha sido adquirido.

O que observar ao investir em um sistema de registro eletrônico de ponto?

Já vimos que o relógio de ponto eletrônico, com todos os produtos e serviços necessários para que ele funcione corretamente, deve ser encarado como um investimento. Por isso, a análise de indicadores como TCO, CapEx, OpEx e ROI precisa ser feita antes da compra para optar pela oferta de melhor custo-benefício. Abaixo, falaremos um pouco sobre cada um desses fatores.

• TCO

O TCO é a sigla para Custo Total de Propriedade (do inglês Total Cost of Ownership). Esse indicador tem o objetivo de calcular todos os custos que uma organização tem ao comprar e manter um bem. Dessa forma, visa dar uma noção mais exata dos gastos que a propriedade de um determinado produto gera, fornecendo subsídios para analisar melhor seus benefícios.

No caso dos relógios de ponto eletrônico, é importante verificar, para calcular o TCO da oferta, custos como:

• aquisição;
• instalação do sistema;
• manutenção dos relógios;
• substituição de peças e reparos após período de garantia;
• suporte técnico a equipamentos e software;
• treinamentos de funcionários;
• licenciamento do software;
• custo operacional do relógio de ponto.

Ou seja, os responsáveis pela aquisição devem observar, nas propostas recebidas, as melhores condições para que o sistema de controle de jornadas (incluindo equipamentos e softwares) represente o mínimo de despesas para a empresa.

Assim, um fornecedor que pratica o menor preço pelo relógio de ponto pode não ter a melhor proposta se o frete de entrega for alto, se a instalação do equipamento for custosa e se o programa de tratamento do ponto exigir mais investimentos em computadores e servidores, por exemplo. Além disso, há empresas que cobram os serviços de suporte e manutenção à parte.

• CapEx

As chamadas Despesas de Capital (do inglês, Capital Expenditure) são os gastos realizados em equipamentos e serviços com o objetivo de aumentar a produtividade de uma equipe ou da empresa como um todo. Como um bom SREP melhora o controle das horas trabalhadas e torna o setor de Recursos Humanos mais eficiente, podemos considerá-lo como um CapEx.

Assim, é importante conferir, também, quais dos equipamentos e softwares oferecidos compensam mais em melhora da produtividade. Para isso, deve-se observar os seguintes pontos, por exemplo:

• suporte técnico e manutenção rápidos, que não deixem os equipamentos parados em alguma eventualidade;
• facilidade na operação do software;
• funcionalidades do software e acessibilidade que economizam tempo;
• simplicidade e rapidez na marcação de ponto pelos funcionários;
• atualizações automáticas do software sem necessidade de novas licenças;
• soluções para a modernização ou troca de equipamento no caso de mudança na legislação ou melhor da tecnologia.

Nesse sentido, não é interessante contratar as propostas que, ou apresentam um TCO maior por conta de custos posteriores para sua boa operação, ou têm eficiência reduzida pela qualidade inferior de seus produtos e serviços.

• OpEx

Outro aspecto pelo qual deve ser analisada a aquisição de um relógio de ponto eletrônico e de um programa de tratamento de ponto é como uma OpEx, ou Despesa Operacional (Operational Expenditure). Afinal, um SREP pode ter custos de manutenção e de uso constantes, como:

• licença de uso do software;
• suporte técnico cobrado por hora;
• comodato de aparelhos, computadores e servidores;
• aluguel de espaço em nuvem para o armazenamento de dados.

Por esse motivo, é importante questionar os fornecedores sobre eventuais despesas posteriores que serão necessárias para manter o sistema funcionando perfeitamente, caso eles não estejam expostos na proposta.

• ROI

De uma maneira bastante simplificada, o ROI (Return on Investiment, ou Retorno sobre Investimento) é calculado pelo lucro líquido que um determinado investimento traz, dividido pelas suas despesas totais.

Para ter o valor desse indicador, é preciso estimar todos os custos que mencionamos acima, bem como, o impacto que o SREP trará na produtividade e na redução de despesas. Alguns dos pontos a serem considerados são:

• eficiência no controle de jornada, garantindo cumprimento total das horas de trabalho;
• agilidade na transmissão e no tratamento dos dados para elaboração rápida da folha de pagamento;
• quantidade de horas de trabalho economizadas no setor de Recursos Humanos;
• redução de passivos trabalhistas judiciais;
• melhora no ambiente e no moral da equipe, com menos cobranças pessoais e pagamentos justos, sem erros;
• correto pagamento de horas extras cumpridas ou compensação de banco de horas.

Sendo assim, o relógio de ponto eletrônico com melhor custo-benefício é aquele que trará o retorno do investimento mais rápido e em uma porcentagem maior. Isso porque entregará maior eficiência com o menor custo global de aquisição e propriedade.

Deu para perceber que é importante, ao analisar propostas para adquirir um relógio de ponto eletrônico, ir além da comparação dos preços de aquisição. Afinal, há uma série de custos de operação e de propriedade em um sistema de controle de jornadas e sua implantação impacta diretamente na eficiência da organização.

Ficou alguma dúvida sobre o que é preciso analisar na compra de um relógio de ponto? Quer mais dicas antes de fechar negócio? Então aproveite e conheça os motivos para usar um relógio de ponto biométrico em sua empresa!