Fechei minha empresa. Posso reaproveitar o relógio de ponto?

A decisão de fechar um negócio não é algo simples, muito menos livre de bastante angústia e preocupação.

Afinal de contas, trata-se de um projeto de vida que, por uma série de razões, precisou ser descontinuado.

Muita gente dá baixa na empresa e procura vender insumos, máquinas e outros bens do empreendimento, a fim de reforçar o caixa para um novo desafio ou até mesmo para honrar passivos trabalhistas.

Pois bem, nessa hora, muitos têm dúvidas sobre qual o destino ideal para o relógio eletrônico de ponto: é possível vendê-lo? Posso devolver para o fabricante? Posso transferir para outro negócio que administro?

Antes de responder essas e outras questões, vamos lembrar algumas exigências que o relógio eletrônico de ponto precisa honrar, nos termos da portaria 1510/2009.

Os REP não são um equipamento qualquer. Trata-se de um registrador de jornada dos colaboradores, que emite um comprovante para os funcionários e que armazena esses dados em uma memória fiscal.

Esse arquivo pode ser acessado a qualquer tempo, não apenas pela própria empresa, mas também em eventuais fiscalizações do Ministério Público do Trabalho. 

Esse acervo não pode ser corrompido nem adulterado – tal como um chassi de um carro, cuja numeração guarda todo o histórico daquele veículo.

Por essa razão, o relógio eletrônico de ponto não pode ser vendido para outra empresa. Cada equipamento só pode estar relacionado com um CNPJ, e uma vez incluído o número do cadastro de pessoas jurídicas, não é mais possível alterar.

É por isso que empresas maiores, que possuem duas ou mais razões sociais no mesmo prédio, precisam ter um REP para cada CNPJ.

Suponha, por exemplo, uma editora e uma gráfica que funcionam nas mesmas instalações, mas que na verdade são duas empresas diferentes. Essas duas organizações não podem compartilhar o mesmo relógio eletrônico de ponto, por se tratar justamente de dois registros distintos.

Agora vamos a outra questão: é possível transferir o relógio eletrônico de ponto para outro negócio que eu administro?

Sim, desde que seja comprovado o mesmo grupo econômico e que o REP estava em uma matriz ou filial distinta. Nesse caso, o que houve foi apenas uma mudança de lugar do equipamento dentro da mesma corporação.

Para fazer essa transação, é preciso entrar no Cadastro do Sistema de Registro de Ponto Eletrônico (Carep), do governo federal, e informar a transação. Será preciso reportar que o equipamento estava em um local e agora está em outro.

Memória do relógio eletrônico de ponto

Uma recomendação importante diz respeito à memória fiscal do dispositivo: o empregador deve se certificar de que a memória está preservada e foi armazenada de uma outra forma nos servidores da firma ou em material impresso. 

Esses documentos não devem ser inutilizados de maneira alguma, pelo menos no intervalo de cinco anos.

A Control iD tem os mais completos relógios eletrônicos de ponto, homologados pelo Ministério do Trabalho e Emprego/Ministério da Economia e certificados pelo Inmetro. 

Os equipamentos possuem várias formas de identificação – biometria, senhas, cartões de proximidade e códigos de barras – e são de fácil utilização pelos colaboradores e também pelo pessoal do Departamento de Recursos Humanos.

O software RHiD permite a integração dos dados gerados nos relógios, mesmo para as jornadas de trabalho mais complexas, com possibilidade de gerenciamento remoto dos dados. 

O módulo de ponto mobile permite o registro dos empregados fora do ambiente da empresa, nos termos da portaria 373/2011.