O que é eSocial, como funciona e o que muda para a sua empresa?

O eSocial já está em fase avançada de implementação. No entanto, o assunto ainda causa certas dúvidas nos gestores e profissionais de Recursos Humanos. Para que a empresa não seja penalizada por atrasos ou equívocos nos lançamentos, é preciso entender o que é eSocial e quais mudanças ele traz.

Até janeiro de 2019, todos os empregadores da iniciativa privada deverão se cadastrar no sistema e iniciar a substituição do uso de formulários e declarações previstos no programa. Para algumas organizações, a data para a adesão compulsória já expirou. E quem não seguir o cronograma de implantação e os novos prazos das obrigações, pode receber multas pelos atrasos.

Por isso, preparamos este post para ajudar você a entender como o eSocial vai impactar na sua empresa e saber quando começar a usar o novo sistema. Confira!

Por que o eSocial foi criado?

Até então, as diversas informações que devem ser prestadas ao Governo Federal, por empregadores, nas áreas fiscal, trabalhista e previdenciária, são enviadas por meio de formulários ou sistemas específicos, fornecidos pelas entidades responsáveis. São órgãos como a Secretaria da Receita Federal, Caixa Econômica Federal, Instituto Nacional do Seguro Social (INSS) e Ministério do Trabalho e Emprego (MTE).

Entre essas informações estão:

• admissões e demissões de funcionários;

• folha de pagamento;

• comunicação de acidente de trabalho;

• escriturações fiscais;

• avisos prévios e afastamentos;

• vínculos empregatícios;

• informações do FGTS.

Essa situação demanda muito dos setores de Recursos Humanos e de Contabilidade das empresas, que precisam investir tempo e mão de obra no cumprimento de obrigações, muitas vezes, com processos redundantes. Além disso, a própria administração pública necessita de uma estrutura mais inchada para trabalhar com esses dados e trocar informações entre os órgãos.

Assim, com o intuito de tornar esse processo mais ágil, reduzindo a burocracia, a Presidência da República, por meio do Decreto nº 8.373/2014, instituiu o Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas, chamado de eSocial, que unifica o meio de envio de dados e de emissão de guias de contribuição.

Com a sua implantação, um total de 15 obrigações ficais e trabalhistas estão sendo substituídas pelo eSocial. Segundo o portal do eSocial, site governamental que reúne as informações sobre o programa, as obrigações incorporadas ao sistema são as seguintes:

• GFIP (Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social);

• CAGED (Cadastro Geral de Empregados e Desempregados);

• RAIS (Relação Anual de Informações Sociais);

• LRE (Livro de Registro de Empregados);

• CAT (Comunicação de Acidente de Trabalho);

• CD (Comunicação de Dispensa);

• CTPS (Carteira de Trabalho e Previdência Social);

• PPP (Perfil Profissiográfico Previdenciário);

• DIRF (Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte);

• DCTF (Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais);

• QHT (Quadro de Horário de Trabalho);

• MANAD (Manual Normativo de Arquivos Digitais);

• Folha de pagamento;

• GRF (Guia de Recolhimento do FGTS);

• GPS (Guia da Previdência Social).

Quais os benefícios trazidos pelo eSocial?

De acordo com o Governo Federal, o eSocial é resultado de anos de estudos e debates entre equipes compostas por profissionais dos órgãos públicos e representantes de diversas categorias de empregadores e funcionários. Esse trabalho coletivo é o responsável pela estrutura atual da plataforma, que tem como objetivo beneficiar a todos os entes envolvidos.

A unificação e a padronização das obrigações fiscais e trabalhistas simplificam os processos para as empresas, trazendo redução de custos e de tempo dedicado a essas tarefas. Além disso, oferecem maior segurança jurídica, já que as operações são autenticadas via certificado digital ou, em alguns casos, código de acesso.

Por outro lado, o novo sistema torna mais ágil a prestação de informações, recebendo e disponibilizando à administração pública, imediatamente após sua ocorrência, os registros dos eventos. Ainda, para reduzir erros de cálculos e facilitar sua fiscalização, o eSocial acumula a função de gerar e emitir as guias de recolhimento de tributos e contribuições.

Com todas essas mudanças, os empregados também são beneficiados. Afinal, o sistema, por ser automatizado e livre de erros humanos, traz uma garantia maior de que seus direitos trabalhistas e previdenciários serão respeitados. Da mesma forma, torna as informações sobre o contrato de trabalho mais transparentes.

Portanto, o eSocial tem se mostrado vantajoso para todos os envolvidos, utilizando a tecnologia para tornar as obrigações fiscais e trabalhistas mais eficientes. Mas quais são as empresas que devem aderir ao eSocial? E as pessoas físicas? Trataremos de responder a essas perguntas no próximo tópico. Não deixe de ler!

Quem deve se cadastrar no eSocial?

Inicialmente, o programa do eSocial foi pensado e desenvolvido para reduzir a burocracia para empregadores, unificando e padronizando a forma de cumprimento das obrigações fiscais, trabalhistas e previdenciárias, como já frisamos. Assim, todas as organizações e pessoas físicas que tenham funcionários registrados, incluindo órgãos públicos, devem se cadastrar.

Esse universo compreende, segundo dados do Governo Federal, mais de oito milhões de empresas e mais de 40 milhões de trabalhadores registrados. As exceções são os empregadores domésticos e os Microempreendedores Individuais (MEIs), que contam com módulos próprios para facilitarem a entrega das informações trabalhistas.

As entidades e empresas de adesão obrigatória foram divididas em categorias, cada qual com um prazo diferente para começarem a usar o eSocial, sendo que algumas delas já iniciaram sua implementação.

Qual o prazo para a implantação do sistema?

Sabendo da complexidade do novo sistema, que impactará diretamente nas rotinas das empresas, o Governo Federal definiu um cronograma de implantação, para que ele seja gradativamente adotado. Para tanto, os empregadores foram separados em quatro grupos, começando pelas grandes corporações, até chegar aos órgãos públicos.

Confira, abaixo, quem faz parte de cada grupo e quais os prazos para início da obrigatoriedade de adesão ao sistema, de acordo com a Resolução nº 02/2016, atualizada, do Comitê Diretivo do eSocial (CDeS).

Grupo 1: janeiro de 2018

O primeiro grupo é composto pelas grandes empresas, com faturamento, no ano de 2016, acima de 78 milhões de reais. Por contarem com maior estrutura, esse grupo começou a implantar o sistema já em janeiro de 2018.

Grupo 2: julho de 2018

Formado pelas demais entidades empresariais, com faturamento inferior a 78 milhões de reais em 2016, excetuando-se as optantes pelo Regime Especial Unificado de Arrecadação de Tributos e Contribuições devidos pelas Microempresas e Empresas de Pequeno Porte (Simples Nacional) e os MEIs. O Grupo 2 passou a ter a obrigação de se cadastrar no sistema em julho de 2018.

Grupo 3: janeiro de 2019

Grupo mais numeroso, é formado pelas empresas optantes pelo Simples Nacional, os produtores rurais pessoa física, entidades sem fins lucrativos e empregadores pessoa física, excetuando-se os domésticos. O início da obrigatoriedade de adesão começará em janeiro de 2019.

Grupo 4: janeiro de 2020

O Grupo 4, constituído de órgãos públicos e organizações internacionais, deverá se cadastrar no eSocial e passar a utilizá-lo em janeiro de 2020.

É importante que os gestores e responsáveis pelo setor de Recursos Humanos e o de Contabilidade das empresas fiquem atentos aos prazos de início do cadastramento compulsório. Afinal, as obrigações dos empregadores serão substituídas pelo sistema. Quer saber como ele funciona? É só seguir sua leitura para o próximo tópico!

Como funciona o eSocial?

A grande vantagem do eSocial é a unificação do banco de dados de diversos órgãos federais, eliminando as necessidades de cadastros múltiplos e de envio de informações por meio de vários formulários. Para isso, o sistema foi padronizado com a criação de uma nomenclatura única para os registros, eliminando as redundâncias.

Além disso, o eSocial é totalmente digitalizado. Assim, substitui, também, alguns documentos físicos, que ainda são utilizados para guardar registros e precisam ser mantidos por anos pelas empresas, como o livro de registro de empregados.

Para que tudo isso fosse funcional e prático, foi preciso elaborar uma estrutura com lógica própria para o eSocial.

Como é a estrutura do sistema?

O eSocial foi projetado para uso diário, com a alimentação constante do sistema com informações fiscais, trabalhistas e previdenciárias. Esses dados são classificados como “eventos”, sendo organizados em, basicamente, três variedades distintas: Eventos de Tabela, Eventos Não Periódicos e Eventos Periódicos.

Cada tipo de lançamento tem um código próprio. Abaixo, listamos suas numerações e descrições correspondentes, conforme o tipo de evento.

Eventos de Tabela

São os primeiros eventos que devem ser lançados no sistema. Seus dados identificam o empregador, informando sua classificação fiscal e estrutura administrativa, e são usados como base para os Eventos Não Periódicos e os Periódicos. São eles:

• S-1000: Informações do Empregador/Contribuinte/Órgão Público;

• S-1005: Tabela de estabelecimentos, obras ou unidades de órgãos públicos;

• S-1010: Tabela de Rubricas;

• S-1020: Tabela de Lotações Tributárias;

• S-1030: Tabela de Cargos/Empregos Públicos;

• S-1035: Tabela de Carreiras Públicas;

• S-1040: Tabela de Funções / Cargos em Comissão;

• S-1050: Tabela de Horários /Turnos de Trabalho;

• S-1060: Tabela de Ambientes de Trabalho;

• S-1070: Tabela de Processos Administrativos/Judiciais;

• S-1080: Tabela de Operadores Portuários.

Eventos Não Periódicos

São eventos sem data predefinida para acontecerem, oriundos das relações entre empregador e trabalhador. Devem, de forma geral, ser enviados imediatamente após sua ocorrência. Seus códigos são:

• S-2190: Admissão de Trabalhador – Registro Preliminar;

• S-2200: Admissão / Ingresso de Trabalhador;

• S-2205: Alterações de Dados Cadastrais do Trabalhador;

• S-2206: Alterações de Contrato de Trabalho;

• S-2210: Comunicação de Acidente de Trabalho;

• S-2220: Monitoramento da Saúde do Trabalhador;

• S-2221: Exame Toxicológico do Motorista Profissional;

• S-2230: Afastamento Temporário;

• S-2240: Condições Ambientais do Trabalho – Fatores de Risco;

• S-2245: Treinamentos e Capacitações;

• S-2250: Aviso Prévio;

• S-2260: Convocação para Trabalho Intermitente;

• S-2298: Reintegração;

• S-2299: Desligamento;

• S-2300: Trabalhador sem vínculo de emprego/estatutário – Início;

• S-2306: Trabalhador sem vínculo de emprego/estatutário – Alteração contratual;

• S-2399: Trabalhador sem vínculo de emprego/estatutário – Término;

• S-2400: Cadastro de Benefícios Previdenciários;

• S-3000: Exclusão de eventos.

Eventos Periódicos

São eventos que ocorrem com uma frequência definida, como informações relacionadas às folhas de pagamento ou às contribuições obrigatórias.

• S-1200: Remuneração do trabalhador vinculado ao Regime Geral de Previdência Social;

• S-1202: Remuneração de servidor vinculado ao Regime Próprio de Previdência Social;

• S-1207: Benefícios previdenciários RPPS;

• S-1210: Pagamentos de Rendimentos do Trabalho;

• S-1250: Aquisição de Produção Rural;

• S-1260: Comercialização da Produção Rural Pessoa Física;

• S-1270: Contratação de Trabalhadores Avulsos Não Portuários;

• S-1280: Informações Complementares aos Eventos Periódicos;

• S-1295: Solicitação de Totalização para Pagamentos e Contingência;

• S-1298: Reabertura dos Eventos Periódicos;

• S-1299: Fechamento dos Eventos Periódicos;

• S-1300: Contribuição Sindical Patronal.

Como deu para perceber, são muitas as rotinas afetadas pela implantação do eSocial, impactando diretamente no cotidiano das empresas. Para entender melhor o que muda com a adesão ao novo sistema, leia o tópico a seguir.

O que muda para a sua empresa?

O eSocial tem o objetivo, como dissemos, de desburocratizar as obrigações das empresas nas áreas fiscal e trabalhista para com o Governo Federal. Para isso, o sistema serve como um meio único de envio de informações, substituindo diversos outros formulários e programas geradores de guias de contribuição.

Ou seja, em vez de, por exemplo, elaborar uma Guia de Previdência Social (GPS), enviar os dados ao INSS e calcular os valores devidos, os responsáveis utilizarão o eSocial para quitar as contribuições previdenciárias. Sendo alimentado com informações de admissões, demissões, afastamentos e alterações salariais, o próprio sistema calcula quanto a empresa deve pagar.

Como pagar e quais os prazos do eSocial?

Os pagamentos continuam sendo feitos da mesma forma, pela emissão de guias e sua compensação na rede bancária. No entanto, o que muda, como mostramos, é que o eSocial subsidia a geração desses documentos de contribuição, tornando o procedimento mais ágil e livre de erros humanos.

Mas para além dos pagamentos, o eSocial tem prazos para os envios dos eventos, também. Via de regra, os classificados como “Não Periódicos” têm prazos variados, respeitando sempre a legislação quanto aos direitos dos trabalhadores e ao recolhimento de encargos. Os vencimentos desses eventos devem ser conferidos no manual de uso do sistema, elaborado pelo Governo Federal.

Já os periódicos devem ser transmitidos até o dia 7 do mês subsequente. Nos casos em que não houver expediente bancário na data (finais de semana, feriados ou recessos), o prazo deve ser antecipado para o dia útil anterior.

Como vimos, entender o que é o eSocial ajuda sua empresa a migrar para o sistema com tranquilidade, livrando-a de multas por atrasos na adesão ou no envio de informações. Afinal, apesar de facilitar a vida dos gestores, as mudanças de procedimentos e de prazos podem causar confusão no início da sua implantação.

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