O relógio de ponto eletrônico é uma das formas mais eficientes de controlar a jornada dos colaboradores de uma empresa. Contudo, o equipamento precisa cumprir algumas exigências técnicas – a maioria delas disciplinada pela portaria 1510/2009, do antigo Ministério do Trabalho e Emprego (MTE). Uma dessas obrigações é o Arquivo-Fonte de Dados (AFD), sobre o qual falaremos neste post.
O AFD é um arquivo armazenado na memória do relógio de ponto eletrônico. No AFD estão todas as informações inseridas no relógio desde o início de sua operacionalização, com as entradas e saídas de todos os profissionais.
O arquivo é uma funcionalidade exigida pelo MTE. A portaria deixa clara a necessidade de disponibilização de uma porta fiscal, que permita a gravação dos dados em um dispositivo externo de memória, como um pen drive.
O AFD é essencial para um passo seguinte à marcação de ponto dos trabalhadores: o programa de Tratamento de Registro de Ponto, que é o “conjunto de rotinas informatizadas que tem por função tratar os dados relativos à marcação dos horários de entrada e saída, originários exclusivamente do AFD, gerando o relatório Espelho de Ponto Eletrônico”. Ou seja, o arquivo é a fonte que vai dar origem ao tratamento de registro de ponto, daí sua importância.
Ao adquirir o programa de tratamento de ponto, o comprador deve observar se o fabricante encaminhou um atestado técnico e um termo de responsabilidade, nos quais garante que o software não permite alterações e violações no AFD e nem divergências entre o AFD e os demais arquivos e relatórios gerados pelo programa.
Se a empresa possui mais de um relógio de ponto, cada um deles terá um arquivo diferente. O nome dele será sempre o prefixo AFD, seguido do número do relógio de ponto eletrônico.
Formatos
Como vimos, o AFD traz os dados gerados pelo relógio para geração do espelho de ponto.
Os espelhos são criados no formato .txt – ideal para documentos que não possuem formatação.
Para incorporar estes dados ao novo arquivo da folha de pagamento é preciso fazer a importação, e consequentemente a conversão em outro formato compatível com o novo documento.
Para tanto, basta contar com um sistema operacional e um editor de texto que contemplem os dois formatos (.txt e o novo arquivo, quer seja .doc ou .pdf, por exemplo). Todas essas informações estão presentes no manual do usuário.
Os relógios eletrônicos da Control iD possuem todas as especificações técnicas e legais determinadas pelo governo federal e pelos órgãos de controle. Os equipamentos são homologados pela Secretaria do Trabalho do Ministério da Economia e pelo Inmetro, responsável pela averiguação das normas técnicas.
Os dispositivos possuem múltiplas formas de identificação dos profissionais (biometria, cartão de proximidade, senhas e cartão com código de barras) e emitem de maneira automática e rápida os comprovantes – outra determinação legal para os relógios eletrônicos.
Cumpridas todas as exigências, o controle de jornada da empresa é assegurado com o mais importante: segurança na gestão dos horários para empregados e empregadores e armazenamento de maneira segura de todas as informações prestadas pelos funcionários ao longo de seus turnos de trabalho.
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