Como gerir processos eficazes na administração de recursos humanos?

A administração de recursos humanos (RH) é essencial para manter uma equipe motivada, capacitada e legalizada na empresa. Porém, para isso, são necessários vários processos administrativos, que devem ser feitos com eficácia para que não comprometam o ambiente nem gerem custos desnecessários com reclamações ou multas. Ainda mais após a implantação do eSocial pelo governo federal.

Desde janeiro de 2019, todas as empresas — exceto os Microempreendedores Individuais (MEI) — devem lançar os chamados “eventos” (processos da rotina de um setor de RH) no novo sistema governamental. Assim, admissões, demissões, férias, licenças e afastamentos, por exemplo, precisam de um controle rígido dos responsáveis para evitar problemas com a fiscalização.

Além disso, gerir esses processos de forma eficaz reduz despesas e melhora o rendimento dos funcionários. Quer saber como? Continue sua leitura!

Qual é a importância de gerenciar os processos de rotina do setor de RH?

Como frisamos acima, um departamento de recursos humanos lida, diariamente, com uma série de procedimentos burocráticos, ao mesmo tempo em que é responsável por cuidar do capital humano da empresa. Por conta disso, a rotina do setor é complexa, envolvendo muitas regras e legislações.

Assim, até mesmo pequenos equívocos podem acarretar problemas com a fiscalização, que se tornou mais rígida e presente com a obrigatoriedade do eSocial. Ainda, a gestão de pessoal é parte das obrigações cotidianas do RH da empresa, promovendo o aperfeiçoamento da equipe e a resolução de problemas.

Alguns exemplos de procedimentos de rotina dos quais estamos falando são:

• as admissões e as demissões;
• o controle das jornadas de trabalho;
• a gestão de férias, licenças e afastamentos;
• a administração da folha de pagamento;
• a capacitação dos funcionários;
• o monitoramento do ambiente corporativo;
• o pagamento de impostos e contribuições.

Portanto, justamente por ser um trabalho complexo e exigir muito de seus colaboradores, os responsáveis pela gestão de RH precisam sempre buscar formas de aumentar a eficiência da equipe. Mas como fazer isso? No próximo tópico daremos algumas ideias para aperfeiçoar os procedimentos no departamento. Confira!

Como otimizar os processos para uma administração de recursos humanos mais eficiente?

O departamento de recursos humanos trabalha com assuntos sensíveis tanto para a empresa (como impostos, contribuições, fiscalização trabalhista, processo judiciais e capital humano) como para os empregados (relações pessoais, ambiente de trabalho, salários e penalizações, por exemplo). Assim, a equipe precisa ser rigorosa em seus procedimentos.

Veja, abaixo, algumas dicas que separamos de soluções para tornar as rotinas do setor de RH mais eficientes.

Dê preferência ao uso de softwares em nuvem

As novas tecnologias de software em nuvem permitem o acesso simultâneo de funcionários e gestores autorizados, sem a necessidade de grandes investimentos em infraestrutura de informática. Dessa forma, além de economizar espaço físico, torna os processos — como o controle de jornada — mais ágeis e possibilita maior controle sobre as rotinas do setor.

O modelo de contratação dos softwares em nuvem — como serviço e não como produto — tem ótimo custo-benefício, pois a empresa paga pelo tempo em que os utiliza, sem a necessidade de comprar licenças. Também não é preciso se preocupar com atualizações, aprimoramentos ou suporte técnico, tampouco com a segurança dos dados, guardados em servidor criptografado.

Forme um banco de currículos interno e um externo

É interessante, para gestores de recursos humanos, a criação de um banco de currículos com as formações e perfis de cada colaborador da empresa. Assim, é possível analisar o rendimento da equipe pelas características de seus profissionais, podendo sugerir remanejamentos, substituições ou promoções.

Por outro lado, um banco de currículos de candidatos torna os processos de seleção mais céleres, pois já se sabe o que esperar quanto a objetivos, formações e pretensões salariais, por exemplo. Fora isso, ter os currículos à mão ao precisar de uma contratação economiza etapas que podem ser demoradas, como a elaboração do anúncio, a divulgação da vaga e a seleção dos interessados.

Implante um sistema de registro de ponto eletrônico

O uso de um relógio eletrônico de ponto combinado a um software de tratamento torna o controle de jornadas mais simples e eficiente. Ao automatizar os registros de ponto, a empresa passa a ter maior controle sobre os horários de seus funcionários, reduz a probabilidade de erros na apuração da folha de pagamento e facilita o fechamento da frequência de cada colaborador.

Dessa maneira, as horas extras e os descontos por faltas injustificadas são feitos com maior precisão, melhorando o ambiente corporativo e a produtividade. Além disso, minimiza perdas com ações trabalhistas e reduz o tempo despendido na apuração da folha pela equipe de RH.

Planeje as férias dos profissionais com antecedência

Organizar as concessões de férias é um importante papel do setor de recursos humanos, que deve estudar as necessidades de cada departamento e os perfis dos funcionários. Isso tendo como objetivo planejar as substituições necessárias e os momentos mais adequados às ausências.

Para racionalizar o trabalho, o caminho é fazer rodízios entre os integrantes das equipes e deslocar trabalhadores de setores menos demandados, mas preparando-os com antecedência para cobrir quem está de férias. Essas ações são essenciais para que problemas por falta de pessoal ou ociosidade sejam menores ao longo de todo o ano.

Acompanhe as mudanças na legislação

As legislações trabalhista e fiscal, no Brasil, são alvos de constantes alterações pelos legisladores. Isso impacta diretamente na administração de recursos humanos, principalmente no momento da contratação de novos funcionários e mudanças de contratos de trabalho.

Além disso, há diversas regras e resoluções emitidas por órgãos como a Receita Federal e o Instituto Nacional do Seguro Social (INSS). Ainda que haja outras áreas corresponsáveis, como a de contabilidade e a de finanças, é sempre bom que o RH esteja atento às alterações no cálculo da folha salarial para não errar nos pagamentos.

Invista em capacitação e especialização da equipe

Já destacamos que a complexidade, a importância e a forte fiscalização fazem da rotina do setor de recursos humanos intensa. Isso exige muito de seus colaboradores, pois a responsabilidade quanto à apuração da folha de pagamento e dos tributos trabalhistas recai sobre eles.

Para minimizar as dificuldades e os riscos causados pela insegurança, o ideal é investir na capacitação e na especialização dos funcionários. Dessa forma, maior será a produtividade da equipe e menor será a probabilidade de erros nos procedimentos.

Como vimos, uma administração de recursos humanos eficiente tem impacto positivo na produtividade e nas finanças de uma empresa. Além disso, é capaz de reduzir o risco de problemas com a fiscalização e de ações trabalhistas. Por isso, os gestores devem focar em tornar os processos mais ágeis e precisos, contando com a tecnologia e com uma equipe capacitada.

Nossas dicas foram úteis para você? Quer conhecer outras formas de otimizar o setor de RH? Então aproveite para ler nosso artigo sobre Relógio e Sistema de Ponto como serviço!