A obrigatoriedade do registro de horas trabalhadas existe desde os anos 40 no Brasil, com o artigo 74 da CLT. Por muito tempo feita de maneira manual, as soluções de registro de ponto se desenvolveram e hoje incluem opções com tecnologia de ponta, facilitando a rotina de profissionais de recursos humanos e oferecendo mais rapidez e segurança para os funcionários.
O tradicional caderno de registro foi a realidade das empresas por anos, mesmo em fábricas com centenas de funcionários ou redes de lojas com pessoas distribuídas por todo o país. Geralmente, o controle de ponto ficava a cargo de uma pessoa dedicada a observar e anotar os horários de entrada e saída de cada um.
Com o tempo, os próprios funcionários passaram a anotar seus horários em um grande livro. Esse sistema é usado até hoje em algumas empresas, embora seja bastante suscetível a fraudes — já que um funcionário pode registrar o outro ou anotar um horário diferente, por exemplo — e pouco prático para o RH.
A invenção dos relógios cartográficos
O processo se aprimorou quando enormes relógios de ponto cartográficos foram instalados nas companhias, por volta de 1980. Com atualizações, ainda é utilizado em alguns lugares, essas máquinas têm uma abertura onde o funcionário deve inserir um cartão de papel para ser impresso. Os horários de entrada e de saída de cada dia são registrados e os cartões são trocados mensalmente.
O problema é que, por ser um registro feito de forma manual, esse método exige que a contabilização das horas pelo RH também ocorra manualmente: o responsável precisa recolher todos os cartões ao final do mês e fazer os registros, um a um, em uma planilha.
O processo de consolidação de todas essas informações para realizar pagamentos e descontos foi, por muito tempo, algo estressante para a área de recursos humanos. Até mesmo para pequenas empresas, a utilização do papel como o meio registrador de informações tão importantes pode causar diversas complicações, incluindo atrasos no pagamento, desvios em marcações e a falta de controle preciso de horas extras.
Os cartões ficaram para trás
Graças aos avanços da tecnologia, porém, esse processo foi facilitado por meio das soluções de registro eletrônico de ponto (REP), que captam informações rapidamente e minimizam falhas humanas e possíveis fraudes.
A partir dos anos 90, o controle deixou de ser feito no papel e foi substituído por um cartão magnético ou código de barras no crachá de identificação de cada funcionário. As informações extraídas são armazenadas eletronicamente, dispensando o trabalho manual do RH.
Esse método não descartou de vez as fraudes: como o cartão magnético não exige uma identificação em seu uso, um funcionário em tese pode marcar o ponto para outras pessoas. Com a rápida evolução da tecnologia, no entanto, soluções ainda mais seguras têm sido oferecidas.
Alguns relógios de ponto exigem que o funcionário digite uma senha, por exemplo. E há os avançados relógios de ponto biométricos, que tornam praticamente impossível a ocorrência de erros e fraudes, já que o registro é feito por meio da impressão digital do funcionário.
Independentemente do meio de identificação utilizado, o funcionamento básico do REP é o mesmo: ele armazena em sua memória interna os horários em que os colaboradores se identificaram e transferem essa informação automaticamente para um software de gestão de jornadas de trabalho, permitindo que ela seja acessada a qualquer momento e de qualquer dispositivo conectado ao sistema.
Por sua vez, o funcionário também poderá conferir seu registro de horas. Os relógios de ponto compatíveis com à Portaria 1510/2009 são equipados com uma impressora que emite um comprovante a cada marcação de ponto. Já os aparelhos produzidos conforme a Portaria 373/2011 do MTE, denominados sistemas alternativos de controle de jornada, permitem ao trabalhador acessar os próprios dados no sistema (ou ele poderá solicitar um relatório para o departamento de recursos humanos da sua empresa).
Veja também: Qual é a validade do registro de ponto em ações trabalhistas?
A era mobile
A tarefa de consolidar informações de entrada, saída e intervalo de funcionários alocados fora da sede da empresa ou distribuídos nos mais remotos lugares tem sido facilitada com a adesão do controle de ponto por sistemas mobile.
A portaria 373 do MTE, promulgada em 2011, permitiu flexibilizações e abriu portas para outros tipos de sistema de controle de ponto, dando aval para que tecnologias mobile pudessem entrar no mercado de recursos humanos.
O registro de ponto, neste caso, é feito por meio de softwares para smartphones, tablets e computadores que, por meio de geolocalização, registram a marcação de ponto sem a necessidade de interferência humana. Esses dados são armazenados na nuvem e podem ser acessados em tempo real pelo RH, gestores e o próprio funcionário.
No entanto, o controle de ponto mobile tem suas particularidades, para estarem de acordo com a portaria 373, as empresas precisam promover uma Convenção ou Acordo Coletivo de Trabalho, por intermédio de seu sindicato .
Além disso, esses sistemas podem ter sua validade jurídica contestada em ações judiciais trabalhistas. Por não serem regulamentados como no caso dos REPs, seus meios de comprovação podem ter menos validade do que testemunhas e outras provas apresentadas pelo ex-funcionário.
Seja com registros de ponto eletrônicos ou mobile, não há mais necessidade de sofrer mês a mês na hora de consolidar os dados de horas trabalhadas pelos seus funcionários. Quer saber mais sobre como uma solução em REP pode ajudar sua empresa? Entre em contato com um de nossos consultores!
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