Nos últimos anos, mudanças importantes na legislação impactaram — e continuarão impactando por um bom tempo — o trabalho dos profissionais de recursos humanos. Para que o setor não passe por dificuldades na adaptação às novas regras, é interessante que os gestores utilizem as soluções disponíveis no mercado que tornam o RH de uma empresa mais eficiente.
Dessa forma, ao terem os processos diários do departamento facilitados, os colaboradores responsáveis pelos recursos humanos terão mais tempo disponível para aplicar corretamente as novas leis e obrigações. Questões como a reforma trabalhista e a implantação do eSocial têm gerado muitas dúvidas e exigido tempo dos funcionários de RH.
Assim, para ajudar sua organização a enfrentar essa etapa e melhorar os resultados de sua equipe, neste post trazemos dicas de 4 soluções que auxiliam os processos do departamento a serem mais ágeis e precisos. Confira!
- O eSocial e as novas leis trabalhistas são desafios para o RH
A legislação ligada à gestão de recursos humanos vem sofrendo alterações significativas. Tanto a área trabalhista quanto a tributária têm sido alvos de reformas e modificações pelos últimos governos.
Se, por um lado, a promessa é de facilitar os trâmites burocráticos e dar maior segurança jurídica em situações específicas antes não previstas em lei, por outro, as mudanças criam incertezas e exigem um tempo de adaptação da empresa e dos colaboradores de RH.
Nesse sentido, duas modificações recentes têm sido as mais complexas para os profissionais do setor, por suas abrangências e detalhamento: a Reforma Trabalhista e a implantação do eSocial. Falaremos, abaixo, um pouco sobre cada uma delas.
- eSocial
O eSocial é uma plataforma do governo federal criada com o objetivo de unificar e padronizar a entrega de obrigações fiscais, trabalhistas e tributárias. Vários órgãos participam do projeto, como Caixa Econômica Federal, Instituto Nacional do Seguro Social (INSS) e Secretaria da Receita Federal.
Apesar de o objetivo ser reduzir a burocracia e agilizar os processos, a quantidade de obrigações atingidas pela mudança criou uma grande necessidade de adaptação. Afinal, tanto a prestação de informações quanto os cálculos para o pagamento dos tributos foram centralizados no eSocial.
Entre as obrigações que migraram para a plataforma estão:
- GFIP;
- RAIS;
- CAGED;
- Livro de Registro de Empregados;
- DIRF;
- DCTF;
- Folha de pagamento.
No total, são mais de 15 obrigações fiscais e trabalhistas que serão substituídas pelo novo sistema. Portanto, será preciso muito cuidado no momento do preenchimento das informações e no controle dos prazos, pois as multas por atrasos e os problemas administrativos gerados por prestação de informações erradas continuarão.
- Novas leis trabalhistas
A chamada Reforma Trabalhista entrou em vigor em novembro de 2017, mas ainda hoje causa dúvidas e confusões. Isso porque as novas leis incluídas no pacote modificam diversas regras já consolidadas há anos e presentes no dia a dia dos profissionais de RH.
Além disso, trazem novidades relacionadas a formas de contratação, férias, trabalho intermitente, vínculo empregatício e modalidades de jornadas de trabalho. Dessa forma, os responsáveis pelos recursos humanos passaram a ter uma variedade maior de regras para lidar e, consequentemente, um número maior de diferentes procedimentos de registro, pagamento e controle.
Somente essas duas mudanças já seriam o suficiente para deixar qualquer gestor de RH com os cabelos em pé. Junte a elas os processos e as obrigações cotidianas do setor, como o controle de ponto dos funcionários, e vemos claramente um período de muito trabalho para os profissionais de recursos humanos.
Portanto, investir em soluções para tornar o RH mais eficiente fará com que a adaptação seja mais rápida, podendo, assim, aproveitar melhor os benefícios das novas regras e leis.
- 4 soluções que tornam o RH de uma empresa mais eficiente
Para que seu departamento de recursos humanos passe, sem maiores problemas, por esse período de adequação às novas leis e regras, notadamente à implantação do eSocial e à incorporação da Reforma Trabalhista, é de grande ajuda tornar os processos cotidianos mais práticos.
Veja, abaixo, nossas 4 dicas de soluções disponíveis no mercado para tornar seu RH mais eficiente.
- 1. Relógio de ponto eletrônico
Uma das funções mais importantes do RH é o controle de jornada dos funcionários. Ele é essencial para o cálculo correto das horas trabalhadas, devidas e abonadas, bem como, para a apuração de férias, salários e benefícios. Porém, fazê-lo manualmente é muito trabalhoso.
O relógio de ponto eletrônico, também chamado de registrador eletrônico de ponto (REP), é um aparelho que permite a marcação de ponto pelo próprio funcionário, sem a necessidade da entrega de cartões preenchidos ou de assinaturas em folhas de frequência.
Por meio de uma tecnologia avançada, o relógio de ponto eletrônico reconhece o trabalhador por meio de senha, dispositivos magnéticos ou biometria, por exemplo, garantindo maior segurança à marcação. Além disso, guarda seus dados em uma memória inviolável e os envia automaticamente ao programa de tratamento do ponto.
Assim, reduz o trabalho dos colaboradores do RH, pois dispensa que esses profissionais tenham de recolher e controlar as marcações, diminuindo, dessa forma, erros de apuração e de lançamento das informações e fraudes. Além disso, o controle dos horários fica muito mais eficiente e rápido, possibilitando que os profissionais se concentrem em outros processos mais complexos.
- 2. Sistema de tratamento de ponto em nuvem
Um sistema de tratamento de ponto recebe os dados coletados pelos relógios eletrônicos e os registra, permitindo seu monitoramento pela equipe de RH. Além disso, o software possibilita que sejam acrescentadas informações e observações às marcações de ponto, tornando o controle de jornadas mais preciso.
No entanto, armazenar esse sistema e todos os dados de ponto dos funcionários exigiria um investimento grande em equipamentos de informática e pessoal especializado, visando sua segurança e a atualização do software conforme mudanças nas leis e na tecnologia aconteçam. Por isso, a opção mais eficiente é um sistema baseado em nuvem.
Dessa forma, os dados são transmitidos criptografados e ficam armazenados em ambiente seguro, sem a necessidade de investimentos à parte. Além disso, podem ser acessados a qualquer tempo pelos gestores, de qualquer dispositivo conectado à internet. Por outro lado, o software em nuvem recebe manutenções constantes de sua equipe de desenvolvedores para mantê-lo sempre atualizado.
Por tudo isso, o sistema de tratamento de ponto em nuvem é capaz de reduzir os custos com pessoal e com equipamentos de informática. Ainda, torna o controle de ponto mais fácil e ágil, reduzindo o tempo do setor de RH dedicado a essa função.
- 3. Software de gestão de RH
Há, no mercado, uma série de softwares de gestão de RH, com as mais variadas funcionalidades. Junto a isso, porém, variam também seus preços. Por isso, é importante que o gestor identifique as reais necessidades de sua empresa e invista em um sistema que auxilie nas suas maiores dificuldades.
Nossa dica é buscar por produtos capazes de fazer a integração com o eSocial e que sejam compatíveis com o sistema de tratamento de ponto. Além disso, o software deve estar atualizado quanto às novas leis trabalhistas, permitindo a inclusão e o monitoramento das diversas formas de contratação de funcionários sem a necessidade de maiores ajustes manuais.
Dessa forma, a quantidade de retrabalhos será menor, pois uma boa parte dos dados migrará de um sistema a outro automaticamente. Isso também reduz a possibilidade de falhas humanas, tanto na digitação como no acompanhamento de prazos, além de diminuir a probabilidade de fraudes.
- 4. Sistema de gestão de pessoas
Um sistema de gestão de pessoas oferece funcionalidades para a admissão e alocação de funcionários com base em perfis comportamentais, de formação e experiência. Dessa maneira, um gestor de RH tem seu trabalho facilitado para extrair os melhores resultados de seus colaboradores.
Por meio de algoritmos, o software calcula probabilidades e traça perfis conforme currículos e dados coletados no cotidiano da empresa. Assim, as contratações de funcionários têm uma probabilidade maior de acerto, bem como, as atribuições de tarefas e remanejamentos de projetos, aumentando a produtividade e a motivação da equipe.
Como vimos, projetos como o eSocial e a Reforma Trabalhista trazem uma série de mudanças que precisam ser incorporadas pelo RH de uma empresa. Por isso, é importante que seus processos cotidianos se tornem mais eficientes com o uso de soluções tecnológicas, dando a tranquilidade necessária para que a equipe se adapte sem complicações.
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