Os métodos tradicionais de registro de horas trabalhadas, utilizando livros e cartões como as principais ferramentas de documentação, ainda são comuns em pequenas e médias empresas.
No entanto, a falta de investimento em um sistema de registro de ponto eletrônico (REP) para o controle de jornada de trabalho não só pode dificultar diversos processos dentro do RH, como também pode significar um grande risco.
Métodos mais arcaicos não são capazes de facilitar processos e coibir fraudes, o que pode acabar custando caro para a empresa. Para comprovar, a Control iD aponta 4 motivos para você investir em um relógio eletrônico de ponto imediatamente:
- Evitar fraudes e erros
Por mais que exista alguma fiscalização na hora de marcar as horas trabalhadas em cartões de ponto ou em livros de registro, o sistema não é à prova de fraude. Além de haver a possibilidade de uma pessoa marcar o ponto por outra, eventuais atrasos cometidos podem não ser registrados, horas extras não realizadas serem contabilizadas, resultando em pagamentos indevidos.
Faça suas contas, estes desvios representam em média 5% de perda sobre o valor de sua folha de pagamento mensal.
- Garantir provas concretas
O registro de ponto é um dos principais fatores para disputas trabalhistas, abrindo portas para ações judiciais.
No caso de uma ação trabalhista envolvendo o não pagamento de horas extras, por exemplo, será necessária a apresentação de provas concretas. Caso as marcações de ponto sejam falhas, a Justiça pode compreender que o funcionário está com a razão, condenando o empregador a pagar um valor indenizatório.
Fraudes e outras atitudes de má-fé podem acontecer, principalmente em situações em que o registro de ponto é feito por papel. Nesse caso, o uso de ferramentas que não garantem a autenticidade e a segurança das informações faz com que o passivo trabalhista só cresça.
Leia mais: Qual é a validade do registro de ponto em ações trabalhistas?
- Ter informações de fácil acesso – e nunca extraviadas
Um sistema eletrônico de registro de ponto permite ter suas informações salvas em uma memória interna inviolável, além de em servidor na nuvem. Isso significa que o acesso a todas as informações de registro de hora trabalhada pode ocorrer por diversos dispositivos, em qualquer lugar com acesso à internet.
Além disso, ter essas informações em um sistema eletrônico garante que elas não serão perdidas do dia para a noite, diminuindo os riscos de ter todos os dados destruídos por conta de algum acidente ou falha de equipamento.
- Otimizar processos internos
Todo o processo de verificação e consolidação das informações para registros internos e criação da folha de pagamento é algo que custa várias horas de trabalho dos profissionais de Recursos Humanos. Essa atividade pode ser bastante estressante e suscetível a falhas, gerando erros e atrasos no pagamento.
Por outro lado, ter um registro eletrônico de ponto permite um levantamento seguro dos dados de horas trabalhadas em poucos cliques.
Veja também: Relógio de ponto eletrônico: veja como calcular o melhor custo-benefício!
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