Como garantir uma gestão de visitantes eficiente na sua empresa

A criação de um sistema eficiente de gestão de visitantes é um dos desafios nas grandes empresas e nos condomínios. Há vários fatores em questão que precisam ser considerados, entre os quais a segurança de quem entra e quem trabalha nas instalações, a fluidez das áreas de acesso e o controle de entradas e saídas que garanta rigor sem procedimentos constrangedores e demorados.

Não é fácil.

O que se vê por aí muitas vezes são modelos anacrônicos e manuais de gestão de visitantes- que incluem preenchimento manual de autorizações, envio prévio de dados pessoais para administradoras de condomínio, telefonemas para os andares que serão visitados e longas filas.

Como recepcionistas não têm qualquer obrigação de conhecer os visitantes, há ainda outros riscos, como submeter a constrangimentos uma pessoa que está sendo muito aguardada na empresa. E isso, na verdade, pouco importa: ninguém merece ser constrangido!

Os sistemas de gestão de visitantes

Hoje já há tecnologias e softwares que asseguram a gestão de visitantes de maneira remota e discreta, por meio do qual as autorizações são expedidas com dia e hora certos, muitas vezes sem a intermediação do elemento humano. 

Por incrível que pareça, grandes empresas (inclusive na área de tecnologia!) ainda não aderiram a esses sistemas, e o tempo que você gastou lendo esses primeiros parágrafos provavelmente seria menor que o tempo que esperaria em uma fila para ter seu acesso liberado.

No mundo dos condomínios, a liberação de visitantes é um dos estágios que provoca maior estresse entre moradores, hóspedes e prestadores de serviço.

É óbvio que a entrada nesses locais deve ser restrita – esse foi um dos motivos que fizeram a pessoa optar pelo condomínio, afinal.

Mas isso não significa que o visitante precisa esperar indefinidamente para entrar ou que o entregador de pizza tenha a obrigação de ficar a noite inteira plantado na portaria.

Softwares integrados a dispositivos de acesso conseguem liberar entradas de maneira programada, de modo que o hóspede apenas se apresente ao chegar para conferência dos dados. Se o acesso for tentado fora do horário combinado, é prontamente negado.

No entanto, é no ambiente das corporações que a gestão de visitantes é mais desafiadora, devido às diversas credenciais e portas envolvidas.

Em uma mesma empresa, é possível ter controles de acesso diferenciados para funcionários com hora marcada, visitantes frequentes, visitantes esporádicos e prestadores de serviço. Tudo isso, muitas vezes, em uma mesma portaria!

O melhor sistema de controle de acesso deve garantir alimentação sincrônica (em tempo real) dos dados, de preferência feita remotamente. 

Visitas programadas informam os dados pessoais com antecedência, e as informações são repassadas de maneira escalável para os dispositivos (catracas e cancelas, por exemplo). Quando o cidadão chega ao local, informa as credenciais e a chave é liberada por tempo determinado. 

Visitas não previstas informam seus dados no balcão e o sistema de alimentação recebe a autorização e libera as portas específicas: somente aos andares que serão visitados, por exemplo, ou a todo o prédio, se for o caso.

O mesmo vale para grandes repartições públicas, como o Congresso Nacional, por exemplo, que recebe milhares de frequentadores todos os dias. Embora a sinalização dos visitantes seja feita por broches (cada cor libera o acesso a determinado espaço), as credenciais são digitalizadas e liberadas de acordo com o perfil do visitante e as dependências requeridas.

É possível ainda manter as informações estocadas para visitas futuras, evitando a reelaboração dos dados a cada visita. E também é viável programar a expiração desses mesmos dados. É o que ocorre com os corretores de imóveis: a cada período, é necessário atualizar as credenciais para conseguir frequentar condomínios e prédios residenciais. 

O software de gestão de visitantes da Control iD

A Control iD possui um software específico de gestão de visitantes para abrigar todas essas funcionalidades – o iD Secure. 

Por meio deste programa, que pode ser incorporado aos dispositivos de controle de acesso, os dados são alimentados a distância. Isso significa que a gestão de visitantes pode inclusive ser feita de maneira remota, fora das dependências da empresa. 

Por aqui, você faz uma cotação dos produtos e ainda se informa mais sobre esse importante aliado no cartão de visitas de qualquer empreendimento: a entrada.