É preciso cuidar do espaço físico de sua empresa durante o home office

Seus colaboradores estão em home office?

Se a resposta é sim, é bem provável que esse post lhe interesse.

Não tem sido fácil administrar os colaboradores em trabalho remoto e, simultaneamente, cuidar da sede da empresa.

As questões operacionais se misturam aos assuntos administrativos e as incertezas do período adicionam ainda mais dúvidas sobre o que fazer com as instalações da firma.

Por isso, elaboramos um breve roteiro que inclui algumas providências que devem ser tomadas para, simultaneamente:

• Reduzir custos;
• Preservar o patrimônio;
• Garantir que tudo esteja em ordem para quando os funcionários voltarem.

Vamos lá?

Redução de custos

Com boa parte dos profissionais fora da empresa, em  home office, uma economia natural é com o custeio da unidade: água, luz, gás, telefone e insumos de um modo geral já não consomem uma fatia grande da receita, certo?

Pois, agora também é a hora de tomar algumas medidas que já estavam ensaiadas, mas que eram inviabilizadas pelo vaivém de pessoas.

A substituição das lâmpadas por outras mais econômicas é uma delas. Outra mudança que pode ser feita com essa finalidade é a troca de aparelhos de ar condicionado, que hoje estão parados, por outros mais modernos.

Até mesmo a mudança da sede administrativa da empresa para um prédio menor pode ser pensada, já que não haverá paralisação das atividades justamente porque a equipe já está trabalhando em home office.

Observe que alguns governos estaduais lançaram linhas próprias de financiamento específicas para custeio das empresas, caso seja necessário.

Preservação do patrimônio durante o home office

Esse item, por outro lado, pode gerar mais despesas justamente para evitar que você tenha gastos lá na frente.

É preciso, por exemplo, reforçar a segurança caso o prédio fique a maior parte do dia fechado. Sistemas de alarme, câmeras e monitoramento podem ser uma alternativa, caso a firma já não disponha disso.

Outro ponto: não descuide da limpeza. Se o serviço é terceirizado, diminua o contrato de prestação de serviços, mas garanta que alguém visite o prédio com frequência para limpar a unidade. A sujeira deprecia o mobiliário e pode danificar equipamentos.

Sobre essa questão, o Departamento de Tecnologia da Informação pode cuidar de fazer visitas periódicas para ligar equipamentos que não podem ficar muito tempo ociosos, como impressoras, e verificar se os demais estão funcionando adequadamente.

Se a empresa for de médio ou grande porte, estude criar uma seção específica de preservação de patrimônio durante o afastamento dos profissionais, constituída por um representante do setor de serviços e outro de manutenção da unidade.

Cuidados para o retorno

Antes de determinar o retorno da equipe, verifique se é necessário contar com todo o time presencialmente ou se é interessante manter alguns colaboradores que se deram bem no home office.

Certifique-se de que os equipamentos estão funcionando e de que há insumos para a realização das atividades.

Confira os relógios eletrônicos de ponto: o Departamento Pessoal deve cuidar disso, verificando se o dispositivo está em ordem, incluindo as bobinas de emissão de comprovantes.

Se a empresa dispõe de um Departamento de Relações Públicas, programe uma campanha simples de recepção e boas vindas ao pessoal, que aumenta a autoestima e a qualidade do ambiente de trabalho.

Garantindo esses três pilares, o retorno às atividades presenciais será o melhor possível, cheio de boas notícias e integração entre o pessoal.

E aqui, no blog da Control iD, você confere essas e outras orientações sobre Recursos Humanos.