Portaria remota: quando escolher e quais as vantagens?

Condomínios e empresas têm investido em soluções de inteligência que aumentam a segurança e diminuem custos operacionais. A portaria remota é um exemplo – mas nem todos os empreendimentos têm o perfil para apostar neste recurso. Este post traz algumas informações a respeito desta inovação.

Na prática, a portaria remota ou virtual é mais do que a substituição do profissional da portaria. Trata-se de um conjunto de sistemas que, interligados, conseguem fazer o controle de acesso de moradores, visitantes e pessoal autorizado de maneira integralmente remota. A adoção da portaria virtual pode ser em apenas um período do dia – durante o dia ou de madrugada, por exemplo – ou durante todo o tempo.

Há várias vantagens envolvidas na escolha deste modelo, entre as quais a redução de custos com a manutenção da portaria convencional, a possibilidade de gestão das permissões de maneira remota, valorização dos imóveis e diminuição dos erros humanos.

Mas nem todos os condomínios têm o perfil desejável para esse tipo de operação. Os locais que mais comportam portarias digitais, em geral, reúnem as seguintes características:

1. Condomínios menores e com poucas áreas de acesso – Loteamentos com até 70 imóveis ou prédios residenciais pequenos podem receber este modelo sem grandes dificuldades. Já os empreendimentos muito grandes ou com mais de uma área de acesso podem ter problemas.
2. Aprovação dos moradores – Nem todos os condôminos veem com bons olhos a adoção das portarias digitais. Por isso, é necessário garantir a aprovação em assembleia, como em qualquer intervenção da associação de moradores.
3. Locais com baixa frequência – Espaços com muitas requisições de acesso não são ideais para receber as portarias virtuais, justamente porque demandariam um excesso de chamados para enviar os dados do solicitante.

A portaria remota funciona da seguinte forma: moradores cadastram seus dados normalmente, na zeladoria, por exemplo, e conseguem entrar a pé ou de carro apenas com a identificação convencional.

Frequentadores eventuais (visitantes, hóspedes e prestadores de serviço) podem ser cadastrados com antecedência e receber um código temporário de acesso (senha ou QR Code, por exemplo).

Ainda assim, caso o frequentador chegue “de surpresa”, basta acionar o número da portaria virtual no controlador de acesso e o usuário falará com um porteiro remoto, que fará a ponte entre o interessado e o morador.

Todos os demais procedimentos se assemelham ao controle de acesso convencional: o usuário pode passar pela clausura antes de entrar e digitar a senha temporária novamente, se for o caso. O mesmo vale para o prestador de serviço/delivery, que fará o telefonema para o porteiro virtual e aguardará que o morador vá buscar a encomenda.

Já encomendas que chegam durante o dia pelos Correios, por exemplo, podem ser entregues ao zelador e retiradas no fim do dia na sala de encomendas, com em um condomínio comum.

Toda a comunicação é feita pela internet, interfone interno ou por telefone, no caso das chamadas às centrais de portaria remota.

É indicado que o condomínio adote ainda um sistema de videomonitoramento para garantir a identificação dos frequentadores e melhorar o aparato de segurança.

A portaria remota não dispensa as estratégias de controle de acesso. Na verdade, trata-se de um sistema complementar que elimina a intermediação humana neste processo.

Quais os melhores equipamentos para a portaria remota?

A Control iD possui controladores de acesso ideais para a portaria remota, como os dispositivos de identificação biométrica ou por senhas, com possibilidade de conexão externa com centrais de portaria virtual. 

Por meio do iDSecure, as informações dos usuários fixos e eventuais são administradas pela zeladoria de maneira remota, com armazenamento dos dados em nuvem. O histórico de acessos também ficam armazenado.

Com estes dispositivos integrados à portaria digital, os condôminos entenderão que foi um bom negócio adotar a digitalização total do controle de acesso: além de redução de custos e das taxas condominiais, a sensação de segurança, ideal nos dias de hoje, estará garantida.