O relógio de ponto eletrônico é o dispositivo mais recomendado para o controle de ponto – mecanismo por meio do qual os horários de trabalho dos colaboradores são marcados, conferidos e utilizados para apuração de ponto e elaboração da folha de pagamento.
Antes de escolher o melhor relógio de ponto, verifique se o fabricante atende às exigências previstas na portaria 1510/2009, do antigo Ministério do Trabalho e Emprego, que traz uma série de requisitos para funcionamento do equipamento.
Feito isso, basta escolher o equipamento que será instalado em sua empresa – lembrando que todos os empregadores com mais de 20 funcionários ou mais precisam fazer o controle de ponto. A Control iD tem os melhores equipamentos do mercado (leia mais aqui e abaixo).
Depois de adquirir o relógio, vem a pergunta: como configurar o equipamento?
Como todo hardware, o relógio eletrônico de ponto vem “zerado”, sem nenhum dado incorporado. Caberá a você inserir as permissões de acesso e as informações de todos os colaboradores.
A permissão de acesso é a forma com que cada pessoa poderá utilizar o relógio.
Em geral, os funcionários só têm autonomia para marcar seus horários de trabalho.
Já os profissionais do Departamento Pessoal ou RH têm autonomia para cadastrar e descadastrar usuários, gerar senhas, emitir relatórios, entre outras permissões.
Por fim, é possível ainda cadastrar um último perfil gerencial, com plenos poderes para trabalhar na máquina, delegado ao chefe do RH, por exemplo.
Vale lembrar que a legislação impede que o equipamento faça marcações automáticas de ponto, então esta função não é nem incorporada aos dispositivos.
Definidos os perfis de acesso, é a hora de cadastrar o funcionário.
Neste caso, recomenda-se que o profissional do RH acompanhe o colaborador até o relógio e digite a sua senha gerencial, identificando-se como administrador do equipamento.
Em seguida, o relógio abrirá um campo para preenchimento de várias funções, entre as quais a de gestão de usuários: nome completo do profissional, PIS, cargo/função e horário de trabalho.
Logo depois, o colaborador cadastra suas credenciais: senha, impressões digitais ou os códigos de barras e do cartão de proximidade.
O gestor fecha o sistema e pode, para efeito de testes, pedir para que o funcionário marque seu ponto de maneira simulada.
Pronto, seu relógio de ponto está configurado para receber as informações deste trabalhador. Isso deve ser repetido com todo o time da empresa – procure estabelecer turnos para cadastro da equipe para evitar aglomerações no relógio e esvaziamento das repartições.
Aliado: o software precisa acompanhar o relógio de ponto
Um ponto importante!
O relógio de ponto, sozinho, não resolve muita coisa. Ele deve estar associado a um software de apuração de ponto, que vai permitir o acompanhamento das marcações a distância, e gerenciar as marcações e realizar a apuração.
Dependendo da robustez do programa, é possível fazer o caminho inverso: incorporar os dados dos profissionais no software e só então encaminhar o trabalhador para o relógio para inserir seus dados pessoais.
Outras funções do relógio de ponto também devem ser configuradas, de acordo com o manual do fabricante. São os casos da hora certa, da língua e dos dados gerais da empresa, igualmente necessários: razão social, CNPJ e eventualmente endereço.
A Control iD possui uma vasta linha de relógios de ponto para sua empresa, com várias formas de identificação (biometria, senhas, proximidade e código de barras). Os equipamentos são dotados de uma interface intuitiva, o que facilita a primeira configuração e também a usabilidade por parte dos profissionais. Já o software RHiD gerencia os dados para apuração do ponto, otimizando ainda mais o trabalho do RH.
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