A jornada de trabalho é um dos principais pontos que geram conflitos entre trabalhadores e empresas. Pois, se por um lado, é do empregador a responsabilidade da sua gestão, por outro, é na vida do funcionário que erros na apuração geram impacto. Por isso, é importante que seu controle seja feito da forma mais transparente e com o mínimo de equívocos possível.
Nesse sentido, o uso da tecnologia tem se mostrado a maneira mais eficiente de evitar problemas com o cômputo das horas trabalhadas. Ao utilizar um relógio de ponto eletrônico integrado a um software de gestão, a probabilidade de que falhas ocorram no cálculo é reduzida.
Mas é preciso escolher as soluções que melhor se encaixem na realidade da empresa. Para ajudar você a optar pelo sistema de controle de jornadas ideal, separamos, abaixo, 10 pontos importantes que devem ser considerados. Confira!
1. Software de gestão de jornada de trabalho
Conhecer minuciosamente as necessidades da empresa é essencial para a escolha de um sistema capaz de atendê-las adequadamente. O software de gestão de jornada de trabalho, por exemplo, precisa oferecer funcionalidades que deem conta de registrar e contabilizar dados de diferentes tipos de contratos de emprego.
Além disso, é importante que ele tenha uma interface simples, que facilite o dia a dia do departamento de recursos humanos, e que possibilite o acesso remoto, para que os gestores possam consultar os registros quando e onde precisarem.
Um diferencial para os softwares de controle de ponto é ser baseado em nuvem. Afinal, dispensam grandes investimentos em infraestrutura e oferecem manutenções, backups e atualizações automáticas como parte do pacote de serviços.
2. Relógio de ponto
Apesar de os relógios de ponto disponíveis no mercado, na maioria dos casos, cumprirem as diretrizes estabelecidas na Portaria 1510/2009 do Ministério do Trabalho e Emprego (MTE), eles não são todos iguais. É nas funcionalidades oferecidas e na praticidade na operação que os equipamentos se diferenciam.
Essas particularidades são importantes no dia a dia da empresa, pois podem facilitar ou dificultar os processos de registro e de gestão das jornadas de trabalho. Portanto, é preciso conferir certos aspectos antes de escolher um relógio de registro de ponto. Por exemplo:
facilidade e possibilidade de cadastramento remoto de funcionários;
praticidade na troca da bobina de papel térmico;
qualidade e velocidade na impressão, com guilhotina para facilitar a retirada do comprovante;
capacidade de conexão com software de gestão e armazenamento em nuvem.
Uma boa opção é solicitar ao fornecedor um período de teste para verificar, na prática, se o aparelho cumpre o que foi prometido e se atende as necessidades da empresa.
3. Reputação e experiência do fornecedor
É essencial que o relógio de ponto e o software de gestão sejam confiáveis e ofereçam suporte para quaisquer dificuldades ou eventualidades. Afinal, problemas nesses produtos podem ter forte impacto nas vidas dos funcionários, ao atrasar pagamentos, calcular descontos injustos ou registrar horários errados.
Por isso, é preciso pesquisar a reputação do fornecedor antes de fechar negócio para a aquisição de um sistema de controle de jornada. Pedir referências comerciais para os vendedores e conversar com seus clientes é uma maneira segura de conferir o nível de satisfação dos usuários.
Além disso, usar a internet para pesquisar se existem reclamações, processos judiciais e avaliações da empresa e dos produtos, bem como, para conferir seus dados e histórico, também é fundamental.
4. Diferenciais dos produtos
Todo bom gestor sabe que escolher produtos e serviços para sua empresa apenas pelo preço é um erro. Isso porque eles devem ter impacto positivo na produtividade ou na administração, reduzindo custos.
Assim, optar por produtos que incorporem novas tecnologias — como a identificação biométrica e o armazenamento de informações em nuvem — é investir no aumento da eficiência da empresa, com melhora no ambiente de trabalho, diminuição nos conflitos e agilidade no departamento de recursos humanos.
5. Facilidade de acesso ao fornecedor
Outro ponto importante a conferir é a facilidade de acesso ao fornecedor, seja por meio do contato direto, seja por intermédio de um representante comercial. Quanto mais opções, mais fácil será a comunicação no momento de resolver eventuais problemas.
Assim, consultar o site do fornecedor, testar os canais de contato e avaliar o tempo de resposta, a atenção e a prestatividade dos representantes comerciais são práticas altamente recomendadas.
6. Garantias e responsabilidades
Os contratos de fornecimento e os de prestação de serviços devem ser lidos com bastante atenção. Todas as dúvidas sobre as garantias e responsabilidades precisam ser sanadas antes de fechar o negócio. É importante que tudo o que foi prometido pelos vendedores esteja descrito no contrato e que nenhuma condição fique somente na palavra.
Questões como a assistência técnica, os bônus de contratação, o direito à garantia e o tempo mínimo de fidelidade devem estar claras, bem como, as condições para o cancelamento e devolução do dinheiro investido no caso de insatisfação.
7. Instalação do software e treinamento
Oferecer a instalação dos equipamentos e treinamentos para a equipe que será responsável pela sua gestão é um diferencial para fornecedores de soluções de controle de ponto. Afinal, além da economia com a qualificação dos funcionários e com o serviço de instalação, há também redução de custos com falhas e retrabalho, comuns em processos de adaptação a novos sistemas.
Portanto, é interessante questionar o vendedor sobre esses tópicos e prestar atenção se o que está no contrato condiz com o que foi oferecido.
8. Foco na construção de parcerias
Muitas empresas têm um foco voltado apenas para negociar seus softwares e equipamentos, sem fazer uma análise anterior das necessidades do cliente, nem disponibilizar apoio posterior aos usuários. Esse é um forte indício de que o fornecedor não está pensando em construir uma parceria de longo prazo.
Nesse sentido, o ideal é atentar para o contrato e a proposta, conferindo quais são as condições do atendimento no pós-vendas, e desconfiar de vendedores que “empurram” produtos.
9. Prazos e infraestrutura requerida
É preciso pesquisar e comparar os prazos de fornecimento dos produtos, tanto do relógio de ponto como para a disponibilização do software. Além disso, o treinamento para os funcionários que operarão o sistema adquirido deve acontecer logo após sua instalação.
Ainda, é importante perguntar sobre a infraestrutura que a empresa deverá preparar antes da instalação. Quanto menos forem as exigências, menores serão o investimento e o custo das manutenções.
10. Agilidade na assistência técnica
Por fim, saber o tempo médio de espera para receber uma visita de um profissional da assistência técnica é essencial. Afinal, os departamentos de recursos humanos têm prazos, muitas vezes curtos, para cumprirem, como no caso da entrega das obrigações do e-Social.
Assim, a solução de controle de jornada não pode ficar muito tempo parada, pois as multas para atrasos são altas e problemas com a folha de pagamento podem trazer insatisfação entre os colaboradores.
A escolha de um sistema de controle de jornada de trabalho, envolvendo equipamentos e software, precisa ser feita com calma. Isso porque diversos aspectos da solução de gestão do ponto adquirida influenciarão no dia a dia da empresa, podendo aumentar o desempenho da equipe e reduzir custos administrativos.
Ainda está procurando por uma boa solução para o controle da jornada de trabalho em sua empresa? Então, entre em contato conosco para que um de nossos consultores possa ajudar, sem nenhum compromisso!
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